얼마 전 멕시코시티로 가족 여행을 다녀왔습니다. 저는 여행을 할 때 사진은 별로 찍지 않지만 기록은 열심히 하는 편입니다. 아내에게는 여행 자체보다 기록을 즐기는 것 같이 보였는지, 저에게 한 마디 핀잔을 합니다. 

쓰려고 여행하지 마세요!’ 

평소에 기록을 열심히 한다고는 하지만, 한 번씩 기록을 멈추면 한 동안 안 하게 됩니다. 일상의 기록과 업무의 기록은 차이가 있기 마련입니다. 어떻게 하면 업무 효율에 도움이 되는 기록을 할 수 있는지 김지현 SK 경영경제연구소 미래산업 연구위원에게 들어 봤습니다. 

제가 덧붙인 내용은 Italic으로 표시했습니다.

 

직장인의 성장

우리는 검색을 통해 자료를 모으고 정리하며, 소화하고 분석해 지혜와 통찰력을 쌓습니다. 이를 통해 미래를 예측하고 의사 결정을 하게 됩니다. 이 과정을 좀 더 효율적으로 하기 위한 방법이 스마트워크라 할 수 있습니다. 


Evernote

회의 내용 등 Fact Evernote에 저장합니다. Evernote는 텍스트, 이미지, 보이스를 저장할 수 있고, 검색과 분류가 용이합니다. 차곡차곡 쌓다 보면 나만의 데이터베이스가 됩니다. 

Evernote에는 카테고리가 있습니다. 저는 Evernote의 카테고리를 PC의 카테고리와 동일하게 설정합니다. 글의 초안이나 참고할 웹사이트, 이미지 등을 Evernote에 수시로 저장하고, 글이 완성되면 PC의 해당 카테고리로 컨텐츠를 옮깁니다.

Pocket 같은 ‘Read it Later’ 툴에 읽을 자료들을 넣어 두고 수시로 읽기도 합니다.

 

Mind Map

Mind Map은 생각을 구조화 하는 데 유용합니다. 주제와 관련된 키워드들을 떠오르는 대로 나열하고, 연관 관계와 레벨을 조정하면서 큰 그림을 볼 수 있습니다. 큰 그림을 그린 후에도 관점을 조정하고 연결을 조정하면서 생각의 흐름을 손쉽게 전환해 볼 수 있어 좋습니다. 

Mind Map Tool은 헤아릴 수 없을 정도로 다양합니다. 저는 오랫동안 Mindjet이라는 소프트웨어를 사용하고 있습니다. 사용법이 간편하고, Windows Mac에서 디자인도 깔끔하게 구현되어 있습니다.


프로젝트 일기

우리는 어제보다 나아져야 하고, 작년보다 나아져야 합니다. 하지만 어제처럼, 작년처럼 하다 보면 나아지기 어렵습니다. 생산성과 효율성을 개선하려면 일을 통해 배워야 하며, 배운 것을 수시로 기록해야 합니다.

Outlook의 작업 기능을 활용해 프로젝트 일기를 써 보는 것을 추천합니다. 주요 이벤트나 이슈 사항 등을 시간 순대로 기록해 두면 마치 일기 같습니다. 두고 두고 읽으면서 느끼고 배우는 점이 있습니다. 또한 성장의 기반이 될 수도 있습니다. 이것이 바로 지식의 내재화, 경험의 내공화입니다.

 

Calendar & Task

Google Calendar를 활용해 일정을 관리합니다. 색깔로 일정등을 구분하고, 각 일정에 단순히 시간과 일정명만이 아닌 회의록이나 주요 사항들을 기록해 둡니다. 꾸준히 일정을 기록하면 시간 별 흐름을 볼 수 있습니다.

할 일을 잊어 버리지 않도록 일정과 함께 Google CalendarTask로 기록합니다. 중요하면서 급한 일 중에 금새 끝낼 수 있는 일을 가장 먼저 하는 것이 좋습니다. , Task가 너무 많으면 스트레스가 될 수 있으므로, 때때로 비울 수 있도록 항목을 조절해야 합니다.

 

스마트워크를 위한 하드워크

스마트워크는 단순히 유용한 도구를 잘 활용하는 것이 아닙니다. 평소에 많은 노력을 해야 하며, 도구를 활용하더라도 방법을 고민하고, 꾸준히 실행해야만 가능한 일입니다. 생각지 못한 방식으로 효율성을 높이고 있는 동료들이 주위에 있습니다. 동료들 간에 좋은 방법들을 공유하는 것도 도움이 될 것 같습니다.



티스토리 툴바